การสื่อสารในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากที่จะทำให้การทำงานในทุกบทบาทเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เกิดความร่วมมือร่วมใจและทำงานสำเร็จบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ไปด้วยกัน ต่อไปนี้คือ 10 องค์ประกอบหลักในการสร้างการสื่อสารที่ดีในองค์กรให้เกิดขึ้น
- Clear Purpose & Objective: มีเป้าหมายที่ชัดเจนว่าจะสื่อสารเพื่ออะไรและวัตถุประสงค์ของการสื่อสารครั้งนี้คืออะไรก่อนที่จะสื่อสารออกไป
- Clarity & Conciseness: ใช้ภาษาที่กระชับและชัดเจนในการสื่อสาร ไม่พูดอ้อมค้อมยืดยาวและหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาเชิงเทคนิคที่เข้าใจยากหรือทำให้ผู้ฟังเกิดความสับสน
- Active Listening: คนส่วนใหญ่ชอบพูดมากกว่าฟัง การสื่อสารที่ดีควรเริ่มจากการตั้งใจฟังขณะที่ผู้อื่นพูดอย่างเข้าอกเข้าใจ จับประเด็นสำคัญให้ได้และบางครั้งอาจจะต้องทวนข้อความเพื่อให้มั่นใจว่าได้ยินและเข้าใจอย่างถูกต้องตรงกับที่ผู้พูดต้องการสื่อสาร การทำเช่นนี้เป็นการทำให้ผู้พูดรู้สึกว่าได้รับการฟังอย่างตั้งใจจริงๆและเขาจะปฏิบัติเช่นเดียวกันกลับมา
- Feedback: สร้างวัฒนธรรมการสื่อสารแบบ 2 ทางโดยการให้และเปิดรับฟัง Constructive Feedback เป็นระยะตลอดการทำงาน สนับสนุนการสื่อสารแบบเปิดและตรงไปตรงมาเพื่อที่จะได้ปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- Empathy: การสื่อสารที่ดีควรจะต้องใส่ใจความรู้สึกหรือมุมมองของผู้อื่นด้วยและแสดงให้เห็นว่าเราเข้าอกเข้าใจเขา เป็นการสร้างบรรยากาศความร่วมมือในเชิงบวกต่อการทำงาน
- Openness & Transparency: เปิดเผยและโปร่งใส แบ่งปันข้อมูลกับคนในทีมเพื่อสร้างความไว้วางใจและความร่วมมือ ผู้นำควรสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารแบบเปิดเผย ตรงไปตรงมาเพื่อให้ทุกคนรู้สึกสบายใจที่จะแสดงความคิดเห็นออกมาอย่างอิสระ เกิดพื้นที่ปลอดภัยหรือ Psychological of Safety ทำให้บรรยากาศการทำงานเป็นไปแบบสร้างสรรค์และทุกคนได้มีส่วนร่วม
- Leadership Communication: ผู้นำจำเป็นต้องสื่อสารเรื่องเป้าหมาย ทิศทาง กลยุทธ์ คุณค่าที่สำคัญขององค์กรให้ทุกคนได้รับทราบ พร้อมทั้งมอบแนวทางปฏิบัติชัดเจนที่สร้างแรงบันดาลใจให้ทุกคนพร้อมร่วมมือร่วมใจมุ่งไปสู่เป้าหมายเดียวกัน การสื่อสารจะต้องทำอย่างทันเวลาและเน้นย้ำความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลข่าวสารอย่างทั่วถึงและมีความเข้าใจตรงกัน
- Adaptability: สื่อสารแบบยืดหยุ่นโดยดูจากบุคลิกภาพ พื้นฐานความรู้ ความเหมาะสมของผู้ที่ต้องการสื่อสารด้วย ประเภทของข้อความที่ต้องการสื่อสารแบ่งปันและความเร่งด่วน ปรับวิธี เลือกช่องทางและเทคโนโลยีการสื่อสารให้สอดคล้องกับผู้ที่เราต้องการสื่อสารและสถานการณ์นั้น
- Conflict Resolution: เมื่อเกิดความขัดแย้งหรือความไม่ลงรอยกัน ให้รีบจัดการแก้ไขโดยทันที ส่งเสริมการพูดคุยแบบเปิดใจ ไม่ด่วนตัดสินกล่าวโทษผู้อื่น และเคารพความคิดเห็นของกันและกันเพื่อลดทอนและป้องกันความขัดแย้งที่รุนแรง
- Training & Development: จัดการฝึกอบรมหรือ Workshop เรื่องการสื่อสารในองค์กรอย่างต่อเนื่องเพื่อเสริมสร้างทักษะที่สำคัญนี้ให้กับพนักงานทุกระดับในองค์กร สร้างบรรยากาศการเรียนรู้ในองค์กรเพื่อส่งเสริมขีดความสามารถเรื่องการสื่อสารของทุกคน
การปรับใช้องค์ประกอบเหล่านี้ในการสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในองค์กร จะช่วยให้เกิดความชัดเจนในการทำงาน สร้างบรรยากาศการมีส่วนร่วมและพร้อมที่จะสนับสนุนร่วมมือร่วมใจทำงานให้บรรลุความสำเร็จตามเป้าหมายร่วมกัน